슬랙, 노션, 트렐로, 에버노트, 아사나, 구글 워크스페이스 등은 현대인의 업무를 지탱하는 핵심 도구입니다. 그러나 사용자의 사망 이후 이러한 협업툴에 저장된 수많은 정보들이 정리되지 않으면, 조직 운영에 차질이 생기고 개인정보 유출, 프로젝트 데이터 손실 등의 문제가 발생할 수 있습니다. 이 글에서는 생전에 사용자가 준비해야 할 협업툴 정리 전략과 사망 이후 조직이나 가족이 진행할 수 있는 정리 절차를 체계적으로 안내합니다.
디지털 업무 생태계의 중심, 협업툴의 유산화
디지털 전환이 가속화되면서 협업툴은 단순한 보조 시스템이 아니라, 업무의 중심이 되었습니다. 특히 스타트업, 프리랜서, 중소기업을 비롯한 다양한 조직에서 노션, 슬랙, 트렐로, 아사나, 구글 워크스페이스, 마이크로소프트 팀즈 등의 도구는 일상의 보고, 회의, 의사결정, 파일 관리, 프로젝트 공유를 담당하고 있습니다. 하나의 계정에는 수백 개의 문서와 대화, 업무 이력, 파일, 클라이언트 정보가 저장되어 있으며, 이 모든 정보는 사용자 개인의 계정과 연결되어 있는 구조입니다. 하지만 이러한 협업툴이 지나치게 개인화된 방식으로 사용될 경우, 사용자 본인이 사망하거나 갑작스럽게 업무에 참여할 수 없는 상황이 생기면 조직 전체가 혼란에 빠질 수 있습니다. 슬랙에 저장된 대화 기록, 노션에 남아 있는 프로젝트 문서, 구글 드라이브의 제안서, 아사나의 업무 이력 등은 대부분 관리자 외에는 접근이 제한되어 있어, 사후 정리 작업이 원활하게 이루어지지 않으면 정보가 유실되거나, 보안 문제로 이어질 수 있습니다. 더욱이 이러한 플랫폼의 구조는 ‘사용자 권한 중심’으로 설계되어 있어, 조직이 사용자 사망 후 정보를 회수하거나 정리하는 데에 법적, 기술적 제약이 따릅니다. 실제로 협업툴에 연결된 계정이 개인 이메일로 가입되어 있거나, 외부 프리랜서가 관리하던 경우, 사망 후 해당 정보에 접근하는 데 수일 이상이 걸리거나, 영구적으로 접근할 수 없게 되는 사례도 존재합니다. 이로 인해 프로젝트 진행이 중단되거나, 클라이언트와의 신뢰에 금이 가는 일도 종종 발생합니다. 협업툴은 본질적으로 ‘업무 자산’을 관리하는 공간입니다. 따라서 이 공간의 소유자가 부재하게 되었을 때 이를 어떻게 정리하고, 누구에게 어떤 방식으로 넘겨야 하는지를 생전에 설계해두지 않는다면 조직은 예기치 못한 디지털 유산 정리 문제에 직면할 수밖에 없습니다. 본문에서는 협업툴별 특징을 고려한 데이터 정리 방법과, 사망 후 조직과 유족이 취해야 할 절차를 중심으로 구체적인 대응 전략을 안내합니다.
협업툴 정리를 위한 사전 관리와 사후 대응 전략
협업툴 정리는 크게 두 가지 관점에서 접근해야 합니다. 첫째는 생전 사용자의 데이터 구조 정리 및 권한 분산이고, 둘째는 사후 조직 또는 유족의 계정 인수 및 데이터 백업입니다. 먼저 사용자 본인이 수행해야 할 정리 전략부터 살펴보겠습니다.
첫 번째 전략은 데이터 구조화입니다. 노션, 슬랙, 구글 드라이브 등은 문서나 파일을 사용자 개인이 생성하고 관리하는 방식으로 설계되어 있기 때문에, 생성자 외에는 해당 자료를 전체적으로 파악하기 어렵습니다. 따라서 사용자는 프로젝트별 폴더를 구성하고, 주요 문서에는 명확한 제목과 설명을 부여하며, 권한 설정을 통해 팀원 모두가 접근 가능한 상태로 공유하는 습관을 들이는 것이 중요합니다. 이는 사후 데이터 확인을 보다 용이하게 만들어줍니다. 두 번째는 권한 분산입니다. 협업툴을 사용하는 팀에서는 특정 사용자가 모든 문서나 채널을 독점적으로 관리하지 않도록 권한을 배분해야 합니다. 슬랙의 경우 채널 관리자 지정, 노션은 페이지 공동 소유자 설정, 구글 드라이브는 편집 권한 부여 등을 통해 최소 두 명 이상의 사용자가 주요 정보에 접근할 수 있도록 설정해두어야 합니다. 이는 업무 지속성을 위한 필수 조건이자, 사후 정리를 위한 중요한 대비책입니다. 세 번째는 계정 정보의 보존입니다. 조직은 개인 사용자의 계정 정보를 시스템적으로 관리해야 하며, 외부 협업자의 경우에도 계정 생성 및 삭제 절차를 문서화하고, 퇴사 또는 사망 시 계정 회수에 필요한 조건을 사전에 설정해두는 것이 좋습니다. 사용자는 주요 계정 정보를 암호화된 형태로 보관하거나, 디지털 유산 관리 문서에 관련 정보를 포함시켜 유족 또는 조직 담당자에게 전달할 수 있도록 준비해야 합니다. 이제 사후 조직이 수행해야 할 정리 절차로 넘어갑니다. 첫째, 사망 사실이 확인되면 즉시 해당 계정의 접속을 차단하고, 데이터 보존 조치를 취해야 합니다. 대부분의 협업툴은 관리자 계정을 통해 사용자 계정을 ‘정지’ 상태로 만들 수 있으며, 슬랙이나 구글 워크스페이스는 이 상태에서도 데이터 접근이 가능합니다. 둘째, 모든 데이터에 대해 백업 절차를 시행해야 합니다. 슬랙의 경우 대화 내역을 내보내는 기능, 노션은 페이지를 PDF나 HTML로 저장하는 기능이 제공되며, 이 자료들을 업무별로 정리하여 보관합니다. 셋째, 해당 계정의 데이터에서 사적인 정보와 업무 정보를 분리합니다. 일부 대화나 문서는 개인적인 내용을 포함하고 있을 수 있으며, 이를 무분별하게 공유하거나 회람할 경우 개인정보 침해가 발생할 수 있습니다. 따라서 정리 작업은 IT 관리자와 인사 담당자, 법무 담당자가 함께 참여하는 것이 바람직하며, 필요시 유족과 협의하는 과정도 포함되어야 합니다. 넷째, 계정의 삭제 시점을 결정합니다. 데이터가 모두 백업되고 필요한 문서가 전달된 이후에는 계정을 영구 삭제하거나, 일정 기간 후 자동 삭제되도록 설정합니다.
협업툴 데이터도 정리되어야 할 유산이다
협업툴은 현대인의 업무와 소통, 기록의 핵심입니다. 하나의 이메일보다 더 많은 정보가 슬랙 대화창에 남아 있고, 회의록보다 더 상세한 기록이 노션 문서에 담겨 있으며, 메모보다 더 구체적인 지시가 아사나나 트렐로에 남아 있습니다. 이러한 협업툴 속 데이터는 개인의 업무 능력을 넘어서 조직의 자산이고, 프로젝트의 뼈대이며, 클라이언트와의 신뢰의 근거입니다. 그렇기 때문에 이 데이터를 정리하지 않고 방치하거나, 예고 없이 삭제되는 일은 조직 전체에 막대한 혼란을 야기합니다. 많은 기업과 팀이 이 같은 상황에 대비하지 않고 있으며, 구성원이 갑작스럽게 떠났을 때 그 혼란은 예상보다 훨씬 큽니다. 정리되지 않은 계정, 삭제된 정보, 알 수 없는 권한 구조는 남은 팀원에게는 업무 지연과 과중한 부담으로 이어집니다. 반대로, 사전에 계획된 데이터 구조, 권한 분산, 계정 정보 관리 체계가 존재한다면 이러한 상황은 빠르게 안정될 수 있습니다. 결국 정리되어 있는 협업툴은 사망 이후에도 유산처럼 기능하며, 그 사람의 업무 역량과 정리 능력을 고스란히 반영하게 됩니다. 개인 역시 이러한 인식 전환이 필요합니다. 나의 슬랙 채널, 노션 페이지, 구글 드라이브 폴더 안에 담긴 정보들이 누군가에게 중요한 자료가 될 수 있다는 점을 인식하고, 지금부터라도 이를 정리하고 구조화하며, 필요시 전달할 수 있는 준비를 해야 합니다. 죽음을 상상하는 것이 불편하더라도, 그것이 누군가의 업무를 지켜줄 수 있다면 반드시 해야 할 일입니다. 협업툴은 이제 ‘함께 쓰는 메모장’을 넘어 하나의 디지털 조직입니다. 그리고 그 안에 남겨진 데이터는 단지 기록이 아닌 자산이며, 소통의 흔적이며, 성과의 증거입니다. 이 모든 것을 다음 사람에게 온전히 전해주기 위해 우리는 정리를 시작해야 합니다. 살아 있을 때의 업무가 이어지고 기억될 수 있도록, 지금 당신의 협업툴을 돌아보고 정리해보시기 바랍니다. 그것이 바로 디지털 유산 시대의 새로운 책임입니다.